Die Sicherheit und der Schutz der eigenen Daten, sowie der von Kunden, sollten an jedem Arbeitsplatz an erster Stelle stehen. Viel zu wahrscheinlich ist in der heutigen Fall ein Zugriff auf persönliche Daten und daraus resultierender Identitätsdiebstahl, auch Identitätsbetrug genannt. Gerade wenn ein Unternehmen gerade keinen leichten Stand hat, ist ein solcher Betrug oft mit fatalen Auswirkungen verbunden. Informationen über die Firma können durch Vernachlässigung der Sicherheit viel zu schnell in den Umlauf gelangen und einen großen Schaden anrichten. Deshalb sollte es jeder Mitarbeiter eines Unternehmens als Selbstverständlichkeit ansehen, das Nötige zu tun, um einen solchen Übergriff auf persönliche Akten zu vermeiden. Schließlich können es nicht nur Außenstehende sein, die an Daten gelangen möchten. Auch Kunden, eigene Kollegen oder Geschäftspartner können hier leicht zur Gefahr werden, wenn sie sich einen eigenen Vorteil verschaffen wollen.
Es ist deshalb wichtig, gewisse Schritte zu befolgen, um eine vollständige Sicherheit zu gewährleisten. Wichtige Dokumente sollten, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, direkt weggeräumt werden und in besonders wichtigen Fällen sogar weggeschlossen werden. So auch Sicherungskopien, Disketten und CDs. Hier ist ein abzuschließender Schrank oder gar Tresor zu empfehlen, da man diese nicht einfach in der Schreibtisch-Schublade aufbewahren sollte, wo sie für jedermann zugänglich sind. Wenn vertrauliche Informationen weitergegeben werden müssen, dann sollte dies schriftlich nur in einem verschlossenen Umschlag oder persönlich passieren. Den eigenen PC sollte man immer sperren, wenn man den Raum, wenn auch nur für kurze Zeit, verlässt, da er eine besonders ertragreiche Quelle für den Zugriff von Unbefugten darstellt.
Vertrauliche Dokumente sollten nicht einfach in den Müll geschmissen werden. Es ist wichtig, diese vorher ordnungsgemäß zu vernichten. Dies erledigt man am besten mit einem Aktenvernichter. Ob in kleinerer Ausführung für den Privathaushalt oder kleinere Unternehmen oder aber als professionelle Aktenvernichter im Büro. Die meisten neueren Geräte können nicht nur Papier zerschreddern, sondern vernichten auch Kreditkarten, CDs oder DVDs ohne Probleme. Die Sicherheitsstufe eines Aktenvernichters ist entscheidend. Hier gibt es verschiedene Stufen, die man sich je nach Wichtigkeit der Dokumente aussuchen sollte. Die Skala reicht in Deutschland von Stufe 1 für allgemeine und weniger vertrauliche Akten bis hin zur Sicherheitsstufe 5 für besonders vertrauliche Dokumente.
Wenn man diese Schritte im Büroalltag befolgt und nicht leichtfertig mit seinen Daten umgeht, sollte ein Identitätsdiebstahl oder ähnliches so gut wie ausgeschlossen sein.
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