Wer einfach seine Mails vom Provider abholen und lesen möchte, braucht dafür ein Programm wie zum Beispiel Outlook. Wer solche Programme nutzt, um Nachrichten zu verarbeiten, braucht sich um den Mailserver keine Gedanken zu machen, da er beim Provider installiert ist. Unternehmen, die für ihre Kommunikation einen Mailserver benötigen, um jeden Arbeitsplatz sozusagen mit der Welt zu verbinden, kommen mit diesen für Privatpersonen wunderbar geeigneten Programmen nicht weiter, da ihre Funktion beschränkt ist. In einem größeren Unternehmen müssen Kontakte verwaltet sowie Kalender erstellt und aktualisiert werden, auch Fernzugriff und Zugang zu gemeinsamen Ablagen sind wichtig und werden heute in Unternehmen überall gewünscht.
Hinzu kommt die Notwendigkeit von Regelfunktionen und Abwesenheitsassistenten, Adressbüchern, Plänen für Stellvertreter und Verteiler aller Art. Viele Unternehmen möchten auch ihre Dokumente über den Server verwalten lassen oder ihn zur Archivierung von Daten nutzen. Hier stoßen die normalen Systeme an ihre Grenzen, weswegen sich viele Unternehmen für Programme wie Exchange entscheiden. Leider wurde immer wieder deutlich, dass diese Programme trotz ihrer Modernität bei der Auslieferung Sicherheitslücken aufweisen, die ein Unternehmen nicht nur gefährden, sondern im schlimmsten Fall komplett lahm legen können. Und dabei sollte der Server doch Kosten sparen und Datenflüsse beschleunigen. Darum ist es ratsam, bei Exchange 2010 Netzwerkschutz nachzurüsten, um nicht durch einen Angriff auf die Mitte der Unternehmenskommunikation Daten zu verlieren, was letztlich nicht nur Geld und Zeit, sondern auch Kunden und Aufträge kosten kann. Am besten ist es, vorbeugend etwas zu tun und nicht erst auf den ersten Hackerangriff oder das erste Virus zu warten.
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