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Infos zum Artikel
| Autor: |
Bastian Weber |
| Datum: |
19.05.2011 |
| Views: |
2899 |
Bewertung
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Datenschutz im Büro |
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Jedes Unternehmen, in dem mehr als neun Personen mit personenbezogenen Daten zu tun haben, ist verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestimmen, um diese zu schützen. Das schreibt das Bundesdatenschutzgesetz vor. Nicht nur, um ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen und eventuelle Geldstrafen bei Nichtbeachtung zu vermeiden, sollten Unternehmen sich an diese Bestimmungen halten. Durch den Schutz der personenbezogenen Daten ihrer Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner schützen Unternehmen diese nicht nur vor den Gefahren durch Datendiebstahl, sondern auch vor dessen Folgen wie Identitätsdiebstahl. Dieser kann nicht nur für die Opfer schwerwiegende Folgen haben, sondern auch für das Unternehmen, dessen Datenleck ihn ermöglicht hat. Neben den Kosten, die eine Datenpanne einem Unternehmen verursacht, bringt sie auch einen Vertrauensverlust bei den Kunden mit sich und kann so in Folge zu hohen Umsatzeinbußen und einer dauerhaften Rufschädigung führen.
Es liegt also im Eigeninteresse eines Unternehmens, den Datenschutz nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Für ein umfassendes Sicherheitskonzept ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter daran teilhaben. Die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten ist ein erster Schritt, doch es ist ein Fehler anzunehmen, dass diesem allein fortan die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen obliegt. Allerdings liegt es in seinem Aufgabenbereich, alle Mitarbeiter über bestehende Bestimmungen zu informieren und ein Bewusstsein für die Problematik von Datenmissbrauch und die Gefahr durch ID-Diebstahl zu schaffen. Jedes Unternehmen sollte verbindliche Sicherheitsrichtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Daten schaffen, die von jedem Mitarbeiter unterzeichnet werden müssen. Zusätzlich sollten regelmäßige Schulungen auf jeweilige aktuelle Gefahren in Hinblick auf die Datensicherheit hinweisen und dafür sorgen, dass das Thema Datenschutz nicht in Vergessenheit gerät. Es sollte im Gegenteil zu einem selbstverständlichen Bestandteil des Arbeitsalltags eines jeden Mitarbeiters werden.
Das betrifft Daten in digitaler Form wie in Papierform. Gerade bei digital vorhandenen Daten ist es besonders wichtig, sich stets über aktuelle Bedrohungen auf dem neuesten Stand zu halten. Es liegt an der Unternehmensleitung, stets sicherzustellen, dass der Datenschutzbeauftragte regelmäßig Fortbildungen besucht, um die anderen Mitarbeiter kompetent über Methoden zur Sicherstellung der Datensicherheit informieren zu können. Ebenso sollte sichergestellt werden, dass IT-Personal nur über die jeweils benötigten Administrationsrechte verfügt und dass für das IT-Netzwerk Zugangsbeschränkungen bestehen, um so den Zugriff unbefugter Personen auf vertrauliche Informationen zu verhindern.
Dasselbe muss auch im Hinblick auf in Papierform vorhandene Dokumente sichergestellt werden. Der Zugang zu den Geschäftsräumen sollte streng kontrolliert werden. Das gilt für eigene Mitarbeiter ebenso wie beispielsweise für Reinigungspersonal oder Kunden und Geschäftspartner. Schützen Sie während der vorgeschriebenen Archivierungsfristen Dokumente vor dem Zugriff Dritter, beispielsweise durch Verriegelung der Aufbewahrungsbehälter. Vor der Entsorgung müssen alle Unterlagen in einem Aktenvernichter zerkleinert werden, um die Rekonstruktion der vertraulichen Daten zu verhindern. Für Unternehmen wird dafür mindestens ein Gerät der Sicherheitsstufe 3 empfohlen. Dabei handelt es sich um Aktenvernichter, die das Papier anstatt in schmale Streifen in winzige Stücke schneiden, die für maximale Sicherheit vor Datendiebstahl sorgen.
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