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Infos zum Artikel
| Autor: |
Conny Crämer |
| Datum: |
22.11.2011 |
| Views: |
1528 |
Bewertung
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Vorteile der digitalen Archivierung |
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Das digitale Zeitalter gewinnt immer mehr und ist überall im Haushalt zu finden. Wer kauft heutzutage noch eine CD im Laden, wenn man diese doch bequem im Internet sich für weniger Geld herunterladen kann. Bequemerweise kann man manchmal auch nur direkt einzelne Stücke, die man wirklich mag downloaden. Aber auch im Büro ist das digitale Zeitalter längst da. Wer nutzt denn heute noch einen klassischen Brief, wenn es mit der Email nicht nur schneller geht, sondern auch noch kostengünstiger. Nicht nur spart man Porto, sondern auch Papier- und Tonerkosten. Zudem ist die Email sofort da und hat keine Postlaufzeiten. Doch wie geht man mit der Geschäftsablage um? Muss man die Post oder Eingangsrechnungen scannen?
Das Finanzamt benötigt heutzutage meist kein Papier mehr. Aber bei Rechnungen gibt es noch immer bestimmte Kriterien, die eingehalten werden müssen. Klassische Rechnungen, die man per Post erhält, sind ganz allgemein gültig, genau wie durchgefaxte Rechnungen. Wichtig ist dabei, dass diese per Papier vom Fax ausgespuckt werden. Direkt diese abzuspeichern, werden nicht immer vom Finanzamt anerkannt. Das Finanzamt schreibt zudem vor, dass per Email verschickte Rechnungen mit einer digitalen Signatur versehen sind. Diese muss extra von einem Drittanbieter gekauft werden. Eine kleine Datei wird automatisch beim Emailversand der Rechnung mit angehängt. Nur dann ist eine Rechnung wirklich absetzbar – ohne Signatur kann das Finanzamt den steuerlichen Abzug verweigern. Dementsprechend ist auch darauf zu achten, wenn man per Email eine Rechnung erhält.
Eingangsrechnungen scannen sind jedoch etwas Anderes. Ob diese nun digital oder per Papier per Post oder Fax eingegangen sind, haben den Vorteil, dass diese direkt automatisch mit den Kundendaten verknüpft werden können. Somit ist das Buchhaltungspogramm immer automatisch auf dem neuesten Stand. Außerdem können die gescannten Rechnungen oder auch die weitere Korrespondenz direkt mit allen Vorgängen des betreffenden Auftrages und überhaupt mit dem gesamten Kundenkonto verknüpft werden. Somit sind alle zuständigen Sachbearbeiter und Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand. Besonders bei etwaigen Absprachen über Sondertarife und Rechnungen kann das Personal direkt adhoc und live sämtliche Geschäftsvorgänge überprüfen und sind auf dem neuesten Stand.
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